Ziyaretçi Yönetimi İle Daha Verimli Ofisler

ZM Research tarafından yayınlanan yakın tarihli bir rapora göre, ziyaretçi yönetim yazılımı pazarının 2015 yılından 2025 yılına kadar, 1,2 milyar dola seviyesinden 6,3 milyar ABD dolar seviyesine ulaşması bekleniyor. Pazarın, 2017 ile 2025 yılları arasında yüzde 17,3'lük bir bileşik yıllık büyüme oranına sahip olacağı öngörülüyor.

Rapor, pazardaki büyümeyi, artan sayıdaki elektronik idari operasyonlara bağlayarak, ziyaretçi yönetimi yazılımının potansiyel faydaları gibi gelecekteki bazı fırsatlara dikkat çekiyor.

Standart ticari binalar ziyaretçilerine erişim kartı verdiği güvenlik kontrol noktalarına sahipken, bu sürecin giderek modası geçiyor. Sistemin işleyişi ziyaretçiden en yararlı bilgileri toplamak için yeterli zamana sahip olmamakla birlikte, güvenlik personelinin bilgi toplamak için uzun süreler harcamasını gerektiriyor. Ayrıca, check-in işlemi bittiğinde, ziyaretçilerin binanın içindeki yerini takip etmek zorlaşıyor.

Neyse ki, ziyaretçi yönetimindeki yeni gelişmeler daha verimli ve etkili daha akıllı check-in işlemleri oluşturmaya yardımcı oluyor. Organizasyonlar artan oranda, web tabanlı, politika odaklı ve entegre ziyaretçi yönetim sistemlerini talep ediyorlar çünkü bir ziyaretçinin yaşam döngüsü ile ilgili tüm süreçleri otomatikleştirmeleri gerekiyor. Bu eğilimin ana etkenleri arasında ise güvenliği sürdüren ve işletme maliyetlerini azaltan bir akıcı ziyaretçi deneyimi sunma ihtiyacı öne çıkıyor.

Çoklu ziyaretçi yönetimi 

Artık daha fazla şirket ofis alanlarını optimize etmek ve verimlilik elde etmek için yenilikçi teknoloji çözümlerine yöneliyor. Sonuç olarak, çoklu ziyaretçi yönetimi yeteneklerini tek elden çözüme entegre eden teklifleri seçiyorlar.

Geçtiğimiz yıl piyasaya sürülen Condeco'nun Enterprise Suite gibi uygulamalar, bu tür bir entegre çalışma alanı için dikkat çeken yazılımlar arasında yer alıyor. Kurumsal toplantı odası ve masa rezervasyonları için kullanılan yazılım, bir ziyaretçi bir toplantı için geldiğinde veya bir şirketin ofis alanında çalıştığı zaman, ziyaretçi yönetimi özelliği sayesinde resepsiyonun ayrıntılarına anında erişmesini sağlıyor. Ziyaretçi bilgileri sisteme herhangi bir zamanda eklenip değiştirilebiliyor.

Ayrıca, ziyaretçi yönetimi özelliği ziyaretçilere toplantılar veya planlanmış bir toplantıda yapılacak değişiklikler hakkında davet ve bildirimler gönderebiliyor. Ziyaretçi sayısı, ID numaraları, resimler, renk kodlaması ve engelli erişimi gibi özel ihtiyaçlar dahil olmak üzere ilgili tüm bilgilerle anında yazdırılabiliyor.

Mobil erişim esneklik sağlıyor

Hareketlilik ve daha iyi esneklik de erişim kontrolü için önemli trendlerden biri olarak karşımıza çıkıyor. Mobil uygulamaları içeren sistemler, personeli yönetimini ve değişiklikleri daha kolay hale getiriyor. Mobil uygulamalar, çalışanların her zaman ve her yerden toplantı odası yönetimi ihtiyaçlarında değişiklik yapmalarına olanak tanıyor. Bu, ziyaretçilere bir toplantı için değişikliklerle ilgili bildirimler göndermeyi mümkün kılarken, hareket halindeki çalışanlar için de daha değerli bir araç haline geliyor.

Johnson Controls tarafından geliştirilen çözüm, konukların kimlik bilgilerini girmelerine ve ziyaretlerinden önce boş zamanlarında check-in yapmasına olanak tanıyor. Oluşturulan profiller, bulut ile bağlantılı olarak onaylanabiliyor. Misafirler kayıtlı cep telefonlarını bir erişim noktası olarak kullanarak, pratik bir şekilde uygulamaya dahil olabiliyor. Bu süreç, bekleme sürelerini azaltırken, güvenliği sağlamak için kontrol noktasından sonra ziyaretçileri takip etme ve gerektiğinde tesisin belirli alanlarının kısıtlanmasını da sağlıyor.

Entegrasyonun önemi

Günümüzde, bir ofis binasındaki çeşitli sistemlerin, , verimliliği artırırken, entegre edilebilmesi hayati önem taşıyor. Entegrasyon temel olarak, farklı sistemlerin riski azaltmak, uyumluluğu sağlamak, işlemleri kolaylaştırmak ve para tasarrufu sağlamak için birlikte çalışmaya izin veriyor.
Güvenlik açısından bakıldığında saldırı tespit teknolojisi ile entegrasyon, ticari binaların yetkisiz ziyaretçilere karşı korunmasına yardımcı oluyor. Kızılötesi, hareket sensörleri, kart erişimi ve daha fazlasını birleştirmek, güvenlik ekiplerinin binaya giren ve çıkan insan akışını yönetmelerine izin veriyor ve alanın 7/24 güvenlik altına alınmasını sağlayabiliyor.