5 Adımda Erişim Kontrol Sistemi Nasıl Seçilir?

Erişim kontrol sistemi yatırımı,  uzun yıllar boyunca, güvenirlikten ödün verneden çalışması gereken, önemli bir yatırımdır. Bu nedenle sistemi satın almadan önce dikkatli bir şekilde düşünmek ve süreci planlamak önemlidir. Bu yazımızda, şirketinizin önümüzdeki on yıl boyunca ihtiyaçlarını karşılayacak bir erişim kontrol sistemini nasıl seçebileceğinizi inceleyeceğiz. Bir sisteme yatırım yapmadan önce, öncelikle tüm seçenekleri ve koşulları değerlendirmelisiniz. Böylece değişen teknolojiye rağmen, uzun yıllar boyunca ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek ve gelişmelere ayak durabilecek, yükseltilebilen bir sistem seçtiğinizden emin olabilirsiniz.

1- Mevcut riskleri değerlendirmek

Şirketler genellikle güvenlik alanındaki yasal yükümlülükleri dikkate alırlar. Ancak güvenlik de aynı derecede önemlidir. İyi bir güvenlik politikası, kritik iş süreçlerinizi ve şirketinizi hasara karşı koruyacaktır. Bu yüzden şirketinizi korurken, hangi risklerin daha önemli olduğunu net bir şekilde tanımlamak önemlidir. Bunu yaparken, sadece mevcut teknoloji değil, aynı zamanda kurumun spesifik ihtiyaçlarının da göz önünde bulundurulması gerekir.

Risk analizi yaparken şu soruları yantlayın:
- Nelerin güvenceye alınması gerekiyor. Bu insanlar, binalar, donanımlar ya da hassas bilgiler olabilir.
- Hangi süreçler aksadığında ciro kaybına neden olur? Örneğin, üretim veya lojistik. 
- Hangi durumlardan kaçınmak sizin için önemli? Örneğin: yangın, hırsızlık, su basması, aşırı ısınma veya yanlış erişim. 
- Böyle bir durumun meydana gelmesi halinde hasarı en aza indirgemek için ne yapılmalı?

2- Uzun vadeli hedefleri değerlendirmek

Erişim kontrol sistemlerinde on yılda birçok şey değişebilir. Bu nedenle, sisteminin sizin için nasıl çalışması gerektiğini önceden düşünmelisiniz. Çünkü, sadece uzun vadeli bir planlamayla, güvenlik önlemlerinizin şirketinizin ihtiyaçlarını karşılamasını sağlayabilirsiniz. Bu aynı zamanda yatırımın değerini  karşılamayı ve maksimum getiri elde etmeyi sağlar. Uzun vadeli planlama yaparken şu süreçleri göz önünde bulundurun.

Erişim kartları - Şirketinizin çalışma saatlerini düşünün. Örneğin vardiyalı bir sistemde, personel birden fazla yerde ve çeşitli çalışma alanlarında çalışır. Erişim kartlarını kullanmak bu süreç için çözüm sunabilir. Tek bir kartla tüm birimlere kolay erişim sağlanabilir ve bu anahtar yönetimi için zaman tasarrufu anlamına gelir. Erişim kartları sayesinde her bir personelin nerede ve ne zaman erişime sahip olabileceğini belirleyebilir ve giriş-çıkışları kontrol edebilirsiniz.

Yeni teknolojiler - Kendi kendini yöneten ve enerji tasarrufu sağlayan akılı bina uygulamaları kullanıcılarına kapsamlı çözümler sunuyor. Erişim kontrol sistemleri ve bina yönetim sistemlerini entegre bir şekilde kullanabilmek için birimlerin endüstri standartlarını karşılaması gerekiyor. Erişim kontrol sistemi satın alırken, akıllı bina entegrasyonunu da göz önünde bulundurun.
Açık endüstri standartları için bazı örnekler:
• Kullanıcı arayüzleri için Java
• Veritabanları için SQL
• Bina yönetimi için BAC-Network
• Ağ iletişimi için TCP / IP

Yeni teknolojilere baktığımızda biyometrik erişimin pazarının hızla büyüdüğüne tanık oluyoruz. Şu an için buna ihtiyacınız olmasa bile, erişim kontrol sisteminizi seçerken bu teknolojiyi de dikkate almak akıllıca olacaktır.

Yeni düzenlemeler - Kuruluşunuzda yeni düzenlemeler ya da değiştirilmesi planlanan kurallar var mı? Örneğin, ziyaretçileriniz üç yıl boyunca tek bir erişim kartıyla giriş yapabilecek mi? Erişim kontrol sisteminizi satın alırken, ziyaretçi yönetiminizi kolay ve uygun maliyetli bir şekilde uygulayabileceğinizden emin olmak için bunu göz önünde bulundurun. Bu nedenle, erişim kontrol sisteminizin açık endüstri standartlarına dayandığından emin olun. 

Mevzuatın değiştirilmesi - Teknoloji kadar merkezi veya yerel yönetimler tarafından yayınlanan mevzuatlar da sürekli olarak değişir. Bu gibi değişimler de erişim kontrol sisteminizde değişiklikler yapmanıza neden olabilir. Ölçeklenebilir bir sistem satın alarak çok fazla zaman ve para harcamayı önleyebilirsiniz. Ölçeklenebilirlik için aşağıdaki soruları yanıtlayın:
• Erişim kontrol sistemi ne kadar modüler?
• Ek kamera veya kart okuyucu gibi sisteme ek bileşenler ekleyebiliyor musunuz?
• Hangi marka kameraları, kart okuyucuları, biyometrik okuyucuları ve kapı donanımlarını entegre edebiliyorsunuz?
• Ek bileşenlerin sisteminize daha sonra eklenmesiyle ilgili maliyetlerin maliyeti nedir?
 

3- Erişim Kontrol Sistemlerinin Sağladığı Avantajları Değerlendirmek

Yeni bir erişim kontrol sisteminden en iyi şekilde yararlanmak için, sistemin nasıl fırsatlar sunduğuna bakmak da akıllıca olacaktır. Örneğin, iyi bir erişim kontrol sistemi aşağıdaki faydalarıyla süreçlere yardımcı olur.

Alanları daha verimli kullanmak: Bir erişim kontrol sistemi, alan kullanımınıza dair bilgi sağlayabilir. Kullanılmayan alanlarla ilgili uyarı verebilir. Örneğin ilgili alanlardaki ışık, iklimlendirmenin, güç tüketimi ve temizlik maliyetlerinden tasarruf etmek için kapılar otomatik olarak açılıp kapanacak şekilde ayarlanabilir. Yeni erişim kontrol sisteminizde bina yönetim sisteminizle entegre çalışıyorsa bunu yapabilirsiniz.

İş süreçlerini optimize etmek: SAP veya diğer ERP sistemleri gibi birçok sistem, iş süreçlerinin optimizasyonunda size yardımcı olacaktır. Ancak yeni nesil erişim kontrol sisteminiz de bunu yapabilir. Örneğin, sistemi İK sisteminize bağlayarak, personel verilerinin yalnızca belirli bir konumdan girilmesini sağlayabilirsiniz. Açık standartlara dayanan bir erişim kontrol sistemi ile personel erişim hakların İK tarafından düzenlenmesini sağlayarak, hem idari prosedürlerin işleyişini hem de güvenlik seviyesini artırabilir.

Konuklar ve resepsiyon: Otomatik iş akışları sayesinde, resepsiyonunuzdan ziyaretçi kartlarının oluşturulmasını üstlenen bir erişim kontrol sistemi, yönetim yükünü ve resepsiyondaki kuyrukları azaltır. 

Çalışanlarınız için daha fazla kolaylık: Sadece kapılara, turnikelere ve dolaplara erişim sağlamakla kalmayıp aynı zamanda bilgisayarlara, sarf malzemelerine ve içecek otomatlarına da erişim sağlayabilen tek bir karta sahip olmak ister misiniz? Doğru kart teknolojisini seçerseniz bu ve birçok uygulama için erişim izni atayabilirsiniz.

4- İhtiyaçları Değerlendirmek

Yukarıdaki adımlar boyunca istekleriniz ve ihtiyaçlarınızı net bir şekilde belirlediyseniz, bunları mümkün olduğunca somut hale getirmek için bir plan kapsamında değerlendirin. 
Mevcut sisteminizi neden değiştirmek istediğinizi belirleyin.

• Eski sisteminizden hangi avantajlarla devam etmek istediğinizi açıklayın.
• Yeni erişim kontrol sisteminizden neler beklediğinizi netleştirin. Kaçınmak istediğiniz problemleri ortaya koyun.
• Yeni erişim kontrol sisteminizin performansı verimliliği, esnekliği ve ölçeklendirilebilirliği nasıl geliştirdiğini somut olarak belirleyin. Planınızı mümkün olduğunca ölçülebilir verilerle yaparsanız, sisteminizin gereksinimlerinizi karşılayıp karşılamadığını daha sonra değerlendirebilirsiniz.
• Kullanıcı gruplarının yeni sistemi nasıl kullanmasını istediğinizi açıklayın. Resepsiyonist hangi eylemleri gerçekleştirmeli? Bina yöneticisi sistemi nasıl kullanacak? Alarm sistemi bir alarm merkezi veya kontrol odası tarafından mı izlenecek?
• Tanımlanmış olaylara karşı önlem almak için hangi fiziksel önlemlerin gerekli olduğunu belirleyin.


Fiziksel güvenlik önlemleri için bazı örnekler:
• Yanlış kullanımı önlemek için otoparkta kart okuyuculu bariyer sistemi
• Dış kapılarda erişim kartı ve pin koduyla çalışan hırsızlığa ve uygunsuz erişime karşı kart okuyucular
• Geçerli bir kartı olmayan kişilerin girmesini önlemek için resepsiyon ve ofis alanları arasındaki turnikeler
• Çalışanların mevcut erişim kartlarını gerektiğinde anahtar olarak kullanarak  değerli eşyalarını saklayabilecekleri dolaplar ya da kritik iş süreçlerinizin kayıt altına alınmadığından emin olmak için ziyaretçilerin cep telefonlarını veya tabletlerini depolayabileceği yerler
• Stok odalarında veya dolaplarda bir erişim kartıyla kullanılabilen kablosuz kilitler
• Kritik geçişlerde ek güvenlik sağlayan biyometrik okuyucular veya güvenlik kameraları
• Sıcaklık değişimi olduğunda alarm veren kontrolörler

5- Doğru Tedarikçiyi Bulmak

Artık planlarınız somut olduğu için bunları üreticiler ve entegratörlerle paylaşabilirsiniz. Bu süreçte üretici, durumunuzla ilgili teknolojik eğilimler ve seçenekler konusunda size tavsiyede bulunacaktır. Ayrıca, sizin için uygun olan erişim kontrol sistemi ve güvenlik çözümleri ile ilgili fikirlere projenize katkıda bulunabilir.  Bir tedarikçi veya entegratör, iseyeni erişim kontrol sisteminizin ve ilgili sistemlerin doğru şekilde uygulanmasını, entegrasyonunu ve bakımını sağlayacaktır. Doğru tedarikçiyi seçerken, seçilen çözümü nasıl güncel tutacağını ve gelecek yıllarda nasıl geliştireceğini düşünün. Sistemin uygulanmasının başarılı olup olmadığını nasıl ölçeceğinize karar verin. Bunun için ihtiyaç planınızda ölçülebilir hedefler koymak, faydaların net bir şekilde ölçülebilmesini sağlar.

Erişim kontrol sistemleri hakkında profesyonel bir iş ortağı arıyorsanız Firmalar bölümünden bize ulaşabilir, ya da sorularınızı Soru-Cevap bölümünden uzmanlarımıza iletebilirsiniz.